Rock’n’Swing Dance Club Comets ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 07.05.2018

1. Rekisterinpitäjä

Rock’n’Swing Dance Club Comets ry
Y-tunnus: 1032879-8

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Yhteyshenkilö: Susanna Ritala
Sähköposti: tietosuoja@comets.fi

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Rock’n’Swing Dance Club Comets ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (mm. puheenjohtaja, hallituksen jäsenet, lajivastaavat, ohjaajat, valmentajat, valiokuntien jäsenet) osalta Rock’n’Swing Dance Club Comets ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Rock’n’Swing Dance Club Comets ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Rock’n’Swing Dance Club Comets ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Henkilötunnuksen antamisen perusteet ja henkilötunnuksen käyttö

Henkilötunnus toimii yksilöivänä tietona kilometrikorvausten, kulukorvausten ja palkkionmaksua varten. Henkilötunnuksen kerääminen yksilöintiä varten on lakisääteinen velvoite. Seuran toimihenkilöt eivät näe, eivätkä käsittele jäsenten henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy tarvittaessa vain seuran pääkäyttäjälle.

6. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä: nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana.

Jäsen vastaa itse omien henkilö- ja yhteystietojensa pitämisestä ajan tasalla myClub-jäsenpalvelussa. Tietojen päivittäminen tapahtuu kirjautumalla omalle jäsentilille myClub-palvelussa.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Tietoja luovutetaan vain tarvittavassa laajuudessa.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Mikäli rekisterinpitäjä hyödyntää myClub-lisäpalveluita kuten verkkolaskut, verkkomaksut tai perintäpalvelut, voidaan henkilötietoja luovuttaa myClub-yhteistyökumppaneille kyseisen palvelun suorittamista varten.

Rekisterinpitäjä luovuttaa jäsenluettelonsa (yhdistyslain 11 §:n mukaiset tiedot eli jäsenen nimi ja kotipaikka/kotikunta) Suomen Tanssiurheiluliitto ry:lle DanceCore-palveluun liiton sääntöjen edellyttämällä tavalla liittojäsenyyden, jäsenmäärälaskennan ja valvonta- ja kilpailutoiminnan toteuttamiseksi. Lisäksi rekisterinpitäjä luovuttaa Suomen Tanssiurheiluliitolle nimilistan seuran ohjaajista ja valmentajista, jotka säännöllisesti valmentavat Suomen Tanssiurheiluliiton alaisia lajeja valmentajalisenssien tarkistamista varten. Tanssiurheiluliiton kilpailutoimintaan osallistuvien jäsenten henkilötietoja luovutetaan Tanssiurheiluliiton rock'n'swing-tanssien kilpailijakortistoon.

Urhea-hallilla (Urhea-halli Oy) järjestettävään seuran toimintaan osallistuva jäsen antaa suostumuksen luovuttaa henkilötiedot Urhea-Asio tilanvarausjärjestelmän kuluvalvontaa varten.

Jäsenten osallistumistietoja voidaan luovuttaa kaupungille tai muulle toimintaa avustavalle viranomaiselle kaupungin myöntämien avustusten käytön valvontaa, raportointia ja tarkastusta varten.

Mikäli laskua ei makseta eräpäivään mennessä, voimme siirtää saatavan perintäkumppanin hoidettavaksi. Käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu saatavien hallintaan, perintään ja sopimukseen perustuvien saatavien toteuttamiseen.

Seuran jäsenet voivat varata vapaaharjoitteluvuoroja ulkoisen Skedda-tilanvarausjärjestelmän kautta. Jäsenen rekisteröityessään palveluun itse, jäsen syöttää omat yhteystietonsa (nimi ja sähköpostiosoite) Skeddaan. Seura ei luovuta jäsenrekisterin tietoja automaattisesti Skeddaan, mutta seura tarkistaa ja täsmäyttää Skeddaan rekisteröityneiden käyttäjien tiedot seuran myClub-jäsenrekisteriin varausoikeuksien varmistamiseksi.

Seura käyttää sisäisessä viestinnässään, hallinnossa ja dokumentoinnissa Google Workspace -pilvipalvelua (mm. Gmail ja Google Drive). Palveluun saattaa päätyä jäsenten, toimihenkilöiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja (kuten nimi, sähköpostiosoite, viestien sisältö sekä yhdistyksen hallinnollisia asiakirjoja).

Mikäli henkilölle maksetaan kulukorvauksia, kilometrikorvauksia tai palkkioita, luovutetaan henkilötiedot Netvisor taloushallinnonjärjestelmään (Visma Solutions Oy). 

Tiedot veronalaisista kilometrikorvauksista ja palkkioista luovutetaan veroviranomaisille lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle

Tietoja säilytetään ja käsitellään ensisijaisesti EU- tai ETA-alueella.

Yhdistyksen käyttämän pilvi- ja sähköpostipalvelun (Google Workspace) kautta henkilötietoja saattaa kuitenkin päätyä käsiteltäväksi tai varmuuskopioitavaksi EU/ETA-alueen ulkopuolelle, erityisesti Yhdysvaltoihin.

Tietojen siirrossa noudatetaan aina tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia. Siirto perustuu Euroopan komission antamaan vastaavuuspäätökseen (EU–U.S. Data Privacy Framework -tietosuojakehys, johon Google LLC on sitoutunut) tai Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin (Standard Contractual Clauses, SCC).

10. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään kaksi kuukautta
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kaksi kuukautta
• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
• Laskuihin, perintään, palkkioiden maksuun sekä kulukorvauksiin liittyvät henkilötiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot on varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikilta järjestelmien pääkäyttäjiltä sekä arkaluonteisia henkilötietoja käsitteleviltä toimihenkilöiltä edellytetään kaksivaiheisen tunnistautumisen (2FA / MFA) käyttöä. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.